Tempo Tempo Tempo…….

Gerenciamento de tempo é pauta  corrente de diversos  cursos e palestras nos dias de hoje. Todos os anos, centenas de pessoas lotam as salas de aula para aprender a manejar suas horas de modo mais produtivo, já que temos  a impressão  que o tempo encolheu e as 24 horas  de hoje, parecem serem menores que as de outrora.

O que aconteceu? Por que temos a impressão de que o tempo corre mais rápido do que antigamente?

Há diversas explicações que buscam elucidar tal fenômeno, cada uma tentando dar conta do emaranhado de influências a qual todos nós estamos sujeitos. Há explicações relacionadas à astronomia, que consideram o alinhamento dos planetas,  bem como explicações que consideram o posicionamento dos teóricos  da física quântica, até as que dão conta da relação entre os hormônios utilizados na ração de animais que consumimos em nossa alimentação  e seu  impacto direto na nossa sensação de passagem de tempo.

Não dá para negar que o avanço tecnológico também é parte responsável por esta  história. Com o advento da internet de alta velocidade, somos bombardeados com um sem número de informações por minuto. A informação se propaga de modo veloz e tem um alcance avassalador trazendo  como consequência,  uma avalanche de informações. Logo, se a informação circula mais rápido, nosso tempo de resposta deve ser igualmente rápido, gerando um circulo vicioso que nos dá a impressão de estarmos o tempo todo em déficit com nossas atividades, trazendo ansiedade e insatisfação que tendemos a resolver de duas formas: adiar o máximo possível atividades que consideramos menos importante ou executar as atividades de modo automático e terminar o dia com a sensação de exaustão.

Na tentativa de manejar o tempo, é necessário incluir o planejamento das atividades diárias, isto é, agendar todos os compromissos  e determinar o tempo necessário para realizar cada uma delas. Desta forma:

1) Tenha uma agenda que pode tanto ser aquela tradicional feita de papel com espaço para os dias e horários ou  baixe aplicativos para seu celular ou tablet que permitam o registro destas atividades. Isto é importante para aliviar o cérebro da obrigação de memorizar todos os compromissos do dia a dia e se concentre em de fato realizar estas atividades no momento oportuno.

2) No primeiro dia útil de cada mês, é necessário primeiramente prestar a atenção na quantidade de dias úteis e feriados. Nos primeiros, deve-se registrar nas datas em que acontecerão, os compromissos a cumprir. Aqui é importante lembrar que vale incluir também compromissos pessoais, isto é, registrar uma viagem, o desejo de reunir os amigos, marcar a data de uma feira ou uma estréia no cinema, o que justifica o conhecimento dos feriados de cada mês.

3) Lembre-se que para cada compromisso agendado, é necessário tomar uma série de providências para que o mesmo aconteça. No caso de uma reunião, por exemplo, deve-se considerar quem serão os envolvidos, o que será discutido no encontro, se será necessário apresentar dados ou um relatório no dia. Isto demandará um planejamento prévio que inclui preparar um relatório e avisar os envolvidos, caso isto seja de sua competência. Logo, nos dias que antecedem a reunião, deve-se agendar também o momento em que estas atividades serão realizadas, considerando o número de horas e o prazo para encerramento de cada uma destas atividades.

4) É importante limitar o tempo para a leitura de e-mails, que também devem ser incluídos no planejamento. Assim, determine um horário para ler e responder seus e-mails, já que esta é uma das atividades que mais consomem tempo.

5) O mesmo deve ser feito para as ligações que devem ser dadas durante o dia. Planeje um momento para realizar estas atividades, e evite se estender mais que o necessário durante o expediente. Deixe as ligações pessoais para os momentos de relaxamento, mas não se esqueça de faze-las sempre, já que como dito anteriormente, os momentos de lazer são atividades de suma importancia para uma vida equilibrada e produtiva.

6) Após elencar as atividades a serem realizadas durante o dia, procure classificá-las por ordem de importância ou de urgência. Diversos autores utilizam a classificação ABC, para diferenciar a necessidade de cada uma. Durante o dia, monitore se todas as tarefas foram cumpridas e caso alguma ficou pendente, repasse-a para o dia seguinte e reclassifique-a considerando que o prazo agora tem um dia a menos para ser atingido além das  tarefas anteriormente determinadas.

7) Leve o seu planejamento diário a sério. É claro que é importante manter certa flexibilidade em relação aos eventos e considerar a possibilidade de imprevistos. Porém, quanto mais alinhado voce estiver com os prazos e com seus compromissos, maior a chance de realizar as atividade de modo mais eficiente.

8) Mantenha o foco. Ao realizar qualquer uma das atividades seja uma ligação ou um relatório, esteja presente de fato. Evite se distrair ou pensar no próximo compromisso. Isto diminuirá sua ansiedade e aumentará seu nível de satisfação com seu trabalho. O mesmo vale para compromissos sociais: Divirta-se !!! Aproveite o momento e entregue-se de corpo e alma.